Ai sensi dell'articolo 52 del d.P.R. 445/2000, il sistema di gestione informatica dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni deve:
| consentire l'accesso a tutte informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, anche se riguardano dati personali e sensibili di altri soggetti | |
| garantire la pubblicità dei documenti registrati | |
| consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati | |
| garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei soli documenti in entrata |