L'art. 44 del d.lgs. 82/2005 prevede l'obbligo di organizzare il sistema di gestione informatica dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni:
| anche in modo da assicurare l'indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema pubblico di ricerca documentale nel rispetto delle linee guida | |
| anche in modo da favorire la libera consultazione per il singolo cittadino, in rispondenza al principio di trasparenza sul quale si informa la Pubblica Amministrazione | |
| anche in modo da assicurare che sia informato ai più recenti ritrovati tecnologici e sia protetto da eventuali attacchi hacker | |
| anche in modo che sia assicurata la duplicazione informatica dei documenti cartacei esistenti |