Ai sensi del d.P.R. 445/2000, art. 65, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
| fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio | |
| fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato e il fascicolo, senza necessità di collegamento al procedimento cui esso è associato | |
| escludere lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali tra gli uffici della medesima amministrazione | |
| fornire informazioni sul procedimento, limitatamente allo stato del procedimento |