Ai sensi del d.P.R. 445/2000, art. 67, le disposizioni in materia di trasferimento dei documenti all'archivio di deposito prevedono che:
| il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli in archivio con cadenza semestrale | |
| il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente | |
| ciascuna amministrazione deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito | |
| ciascuna amministrazione stabilisce l'organizzazione e il numero di serie da attribuire ai fascicoli trasferiti nell'archivio di deposito |